Краткий ответ:

С работником надо заключить соглашение об обучении, по условиям которого работник после обучения должен отработать определенное время, в противно случае работник должен возместить расходы на обучение работодателю пропорционально не отработанному времени, можно прописать меньший размер возмещаемой суммы.

Выводы сделаны на основании документов, размещенных в Системе КонсультантПлюс, в которых рассматривались аналогичные ситуации и вопросы:

В каком порядке работник возмещает работодателю расходы на обучение при увольнении, если обучался за его счет

1. В каких случаях работник при увольнении не должен возмещать работодателю расходы на обучение за его счет

Работник не должен возмещать вам расходы на обучение при увольнении, если:

• срок обязательной отработки на момент увольнения истек, что следует из ст. 249 ТК РФ;
• срок отработки не согласован в трудовом договоре или соглашении об обучении. Такой вывод можно сделать из ч. 1 ст. 199, ст. 249 ТК РФ, Постановления Президиума Верховного суда Республики Карелия от 29.12.2010 по делу N 44г-64-2010);
• работник увольняется по уважительной причине;
• обучение проводилось в связи с прямым требованием федерального закона (иного нормативного правового акта РФ). Например, вы обязаны за свой счет направлять на повышение квалификации медицинских работников (ч. 4 ст. 196 ТК РФ, п. 2 ч. 1 ст. 72, п. 8. ч. 1 ст. 79 Закона об охране здоровья, Апелляционное определение Томского областного суда от 07.02.2014 по делу N 33-397/2014).

1.1. Какие причины увольнения до истечения срока отработки после обучения считаются уважительными

Законом не установлено, какие именно причины увольнения до истечения срока отработки после обучения являются уважительными.

Вы самостоятельно решаете, является ли причина увольнения работника уважительной (Письма Минтруда России от 18.10.2017 N 14-2/В-935, Роструда от 18.10.2013 N 852-6-1). Полагаем, что к таким причинам можно отнести те, что препятствуют дальнейшей работе работника и произошли не по его вине.

На практике к уважительным причинам увольнения в такой ситуации принято относить следующие:

• отсутствие работы, когда работник нуждается в переводе на другую работу в соответствии с медицинским заключением (п. 8 ч. 1 ст. 77 ТК РФ);
• сокращение численности (штата) организации (п. 2 ч. 1 ст. 81 ТК РФ);
• призыв на военную службу (п. 1 ч. 1 ст. 83 ТК РФ);
• необходимость ухода за ребенком до трех лет, за больным малолетним ребенком (см., например, Апелляционное определение Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 27.08.2012 по делу N 33-2978/12, Кассационное определение Суда Ханты-Мансийского автономного округа — Югры от 15.03.2011 по делу N 33-1037/2011).

Во избежание возможных споров рекомендуем в будущем заранее определять уважительные причины для увольнения и прописывать их в трудовом договоре или соглашении об обучении.

2. Какие расходы на обучение можно взыскать с работника при увольнении

Конкретный перечень расходов на обучение, которые вы можете требовать от работника, законом не определен. Главное условие — расходы должны быть не только связаны с обучением, но и документально подтверждены (см., например, Апелляционное определение Верховного суда Республики Саха (Якутия) от 03.07.2017 по делу N 33-2496/2017).

Это могут быть, например, суммы на оплату обучения, стипендия, выплаченная за период ученичества (ч. 2 ст. 207, ст. 249 ТК РФ).

Что касается возмещения сумм командировочных расходов в связи с направлением работника на обучение в другую местность, то здесь у судов нет единого мнения, а значит, будьте готовы отстаивать свою позицию в суде, если захотите включить их в состав таких расходов.

3. Как определить размер возмещения расходов на обучение в случае увольнения

Формула расчета с учетом ст. 249 ТК РФ следующая:

Пример расчета суммы возмещения работником расходов работодателя на его обучение

С работником заключено соглашение об обучении, по условиям которого работник после обучения должен отработать три года.

Работодатель затратил на это обучение 90 000 руб. Работник отработал только два года и решил уволиться по собственному желанию. Работодатель произвел следующий расчет размера возмещения работником расходов на его обучение: 90 000 — (90 000 / 3 x 2) = 30 000.

Таким образом, работник должен возместить работодателю 30 000 руб.

Если в трудовом договоре или ином соглашении об обучении вы прописали меньший размер возмещаемой суммы, руководствуйтесь своим порядком, поскольку он улучшает положение работника. Это следует из ст. 249 ТК РФ.

4. Как оформить с работником соглашение, если он готов добровольно возместить расходы на обучение при увольнении

Установленной формы такого соглашения законом не предусмотрено. Оформите соглашение письменно в произвольной форме.

Укажите в соглашении следующую информацию (ч. 4 ст. 248 ТК РФ):

• намерение работника добровольно возместить причиненный ущерб;
• сумму долга работника;
• порядок ее возврата (единовременно или частями);
• сроки возврата. Если согласовали условие о рассрочке платежа — пропишите конкретные сроки платежей.

Также рекомендуем указать способ возврата денежных средств (перечисление на расчетный счет или внесение в кассу организации) и банковские реквизиты либо адрес места нахождения кассы организации в зависимости от выбранного способа возврата.

В соглашении можете указать и другие необходимые условия.

Пример формулировки для соглашения о добровольном возмещении работником работодателю расходов на обучение

Стороны договорились о следующем:

1. Никифоров А.В. согласен добровольно возместить сумму затраченных ООО «Сфера» денежных средств на его обучение в Институте менеджмента и экономики г. Москвы в соответствии с ученическим договором от 17.09.2019 N 22/18-У в размере 25 000 (двадцати пяти тысяч) руб. 00 коп. путем внесения наличных денежных средств в кассу организации (адрес: г. Москва, ул. Селиванова, дом 12, комн. 37) в следующем порядке:

• первый платеж — до 31.03.2020 — в размере 10 000 (десяти тысяч) руб. 00 коп.;
• второй платеж — до 30.04.2020 — в размере 10 000 (десяти тысяч) руб. 00 коп.;
• третий платеж — до 29.05.2020 — в размере 5 000 (пяти тысяч) руб. 00 коп.

Составьте документ в двух экземплярах — по одному для вас и работника. Попросите его поставить на вашем экземпляре отметку о получении им второго экземпляра.

Такое соглашение будет служить доказательством в суде, если работник передумает и не возместит вам расходы на обучение добровольно (ч. 4 ст. 248 ТК РФ).

5. Как взыскать с работника расходы на обучение при увольнении, если он отказывается возместить их добровольно

Если работник отказывается добровольно возместить расходы на обучение при досрочном увольнении, несмотря на наличие соответствующего соглашения, или сумма взыскания превышает среднемесячный заработок работника, то разрешать конфликт придется в суде (ч. 2, 4 ст. 248 ТК РФ).

Не рекомендуем удерживать из зарплаты работника при увольнении сумму долга, если она не превышает среднемесячный заработок и составляет не более 20% зарплаты. Предлагаем выплатить работнику все причитающиеся суммы при увольнении, а уже после этого обратиться в суд.

Дело в том, что многие суды признают такое удержание незаконным, ведь основания для него законом не предусмотрено (ч. 1, 2 ст. 137 ТК РФ). Например, см. Апелляционное определение Московского городского суда от 14.10.2016 по делу N 33-37776/2016, Определение Алтайского краевого суда от 19.10.2011 по делу N 33-9169/11.

Впрочем, есть и другая позиция, основанная на ч. 1 ст. 138, ч. 1 ст. 248 ТК РФ: такое удержание возможно во внесудебном порядке в течение месяца со дня установления размера ущерба (см., например, Определение Ленинградского областного суда от 19.04.2012 N 33а-1674/2012). Но она представляется более рискованной по названным выше причинам.

Отметим, что в суд вы можете обратиться в течение года со дня, как обнаружили причинение ущерба (ч. 3 ст. 392 ТК РФ). Например, если работник уволился по собственному желанию без уважительных причин до окончания срока отработки после обучения, годичный срок для вашего обращения в суд исчисляется с момента прекращения трудового договора (Апелляционное определение Хабаровского краевого суда от 01.04.2015 по делу N 33-1433/2015).